No dia a dia das empresas, alguns pontos fundamentais do trabalho acabam sendo rebaixados ao segundo plano. Entre eles, estão o planejamento das tarefas, o controle do tempo e evitar o retrabalho, pontos básicos que, se não forem feitos, prejudicam a eficiência de qualquer negócio.
Entre as principais causas do retrabalho estão erros individuais, como a precipitação, a falta de planejamento e a tomada de pressupostos falsos, além de erros coletivos, como falhas de comunicação, falta de controle e revisão por parte da gerência, entre outras.
Confira abaixo 4 dicas poderosas que vão te ajudar a melhorar o fluxo da informações e desenvolver atitudes para eliminar esse grande desperdiçador de tempo e energia: o retrabalho!
Faça um planejamento eficiente e desenvolva uma atitude preventiva
Todo trabalho bem feito começa com um bom planejamento. Planejar diminuirá o tempo de execução da tarefa e evitará falhas. É preciso pensar em como entregar o serviço bem feito e sem erros já da primeira vez. Também é importante encontrar um modo de se certificar de que o trabalho está sendo feito da forma correta e, acima de tudo, dentro das especificações do cliente.
É preciso pressupor que sempre podem ocorrer esquecimento, problemas, erros e falhas de atuação ou de comunicação. Tentar prever estes erros é o primeiro passo para solucionar pequenos desentendimentos e prevenir que essas falhas aconteçam na hora de realizar o trabalho.
Tenha atenção especial aos prazos
Para que o trabalho flua de maneira natural, é preciso ter muita atenção aos prazos para a entrega do trabalho ao cliente. Uma boa ação a se tomar é estabelecer uma data-alvo antes do prazo final (deadline) para a realização do trabalho. Assim, você estará se prevenindo contra o estresse de trabalhos feitos em cima da hora, que aumentam a probabilidade de retrabalho, além de prever a possibilidade de atrasos ou de correção que algum processo pode gerar.
Inove: busque novas tecnologias
Uma das maneiras de evitar o retrabalho é exatamente buscar novas tecnologias que aumentam a eficiência da interação entre sua equipe e substitua o modo antigo de fazer as coisas. Um bom exemplo de inovação é substituir aquelas pilhas de formulários de papel e cadernos por um aplicativo eficiente, que salva alterações dos formulários automaticamente e possibilita o compartilhamento entre todos os funcionários da sua empresa, assim você otimiza a produtividade da sua empresa, de maneira fácil e flexível. Pense melhor e adapte seus processos, usando novas tecnologias para o bem da sua empresa!
Melhore a comunicação entre sua equipe
Uma das maiores causas de retrabalho são as pressuposições e falhas de comunicação dentro da empresa. Principalmente quando a comunicação é oral, é possível que a mensagem original sofra vários desvios até chegar ao destinatário final. Veja algumas dicas poderosas para transformar a comunicação entre a sua equipe de trabalho:
- O que não foi escrito, ainda não foi passado! Sempre que for delegar uma tarefa a alguém, prefira passar a tarefa por escrito (por e-mail ou por nota). Assim, a pessoa poderá se organizar e prevenirá esquecimentos e falhas de comunicação.
- Certifique-se de que suas mensagens estão sendo recebidas! Ao enviar um e-mail, confira se que o destinatário o recebeu. Ao copiar dados, certifique-se de que eles estejam corretos antes de enviar.
- Parta do pressuposto de que o que a outra pessoa te informa não é tudo o que ela deve ou pode te informar, nem tudo o que você precisa saber. Sempre pergunte mais!
- Fique atento a qualquer dúvida e ambiguidade que as mensagens podem trazer e esclareça-as antes que seja tarde.
O retrabalho pode ser um grande desperdiçador de tempo e dinheiro, que acaba minando a eficiência das empresas. No entanto, algumas atitudes podem melhorar a comunicação e interação entre sua equipe. Portanto, planeje, preveja e previna possíveis erros e enganos. Faça certo da primeira vez!
Autor desconhecido